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相手に不快な印象を与えないリマインドメールのマナーと書き方を例文付きで分かりやすく解説

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相手に約束や用事を思い出させるためのリマインドメール。
本来、相手への気遣いのために送るものが、リマインドメールを送るタイミングやシーン、その内容によって、相手に不快な印象を与えることがあります。
今回は、ビジネスマンなら知っておくべき、リマインドメールのマナーや書き方を具体的な例文付きで解説します。

リマインドメールはどんなシーンでどのタイミングで送るべきか

リマインドメールとは

「思い出させる」「気づかせる」「注意する」という意味を持つ英単語remind(リマインド)はビジネスシーンでよく使われる言葉です。
「催促」と思われる方がいますが、リマインドには相手を急かすといったニュアンスはなく、相手に約束や用事を思い出させるといったニュアンスが強いです。そういった点で、リマインドメールとは相手に約束や用事を思い出させるためのメールであることを覚えておいてください。

リマインドメールを送るべきビジネスシーン

リマインドメールは催促ではなく、相手に約束や用事を思い出させるために送るものですので、下記のようなビジネスシーンでリマインドメールを送ることで、仕事がスムーズに進むでしょう。

・取引先(顧客)や営業先への商談アポイントの日程が迫っているとき
・(社内外の)重要な会議の日程が迫っているとき
・進行中のプロジェクトの進捗状況を確認するとき
・資料等の提出期限が迫っているとき
・質問への回答が早急に必要なとき
・会食などのイベントが迫っているとき

リマインドメールはどのタイミングで送るべきか

リマインドメールはビジネスシーンによって送るタイミングが異なりますが、相手に約束や用事を思い出させることが目的ですので、早すぎても遅すぎてもリマインドの意味がありません。目安としては、商談アポイントや会議の日程確認などは約束の日程の3日前程度が適切でしょう。
また、数ヶ月に渉るプロジェクトの進捗状況を確認する際は、納期の1ヶ月前程度にリマインドメールを送るといいでしょう。

リマインドメールを書く際のポイント

件名には要注意

相手に約束や用事を思い出させたい一心で、ついつい件名にも「リマインドメール」と入れたくなりますが、返信を催促されていると感じたり、ちゃんと覚えているのにリマインドされるのが嫌だったり、件名の「リマインドメール」を見て、不快に感じる方がいるようです。件名に「リマインドメール」と入れるのは避け、「確認依頼」や「再送信」などと入れた方がいいでしょう。

リマインドメールの構成と書く順番

まず、リマインドメールの構成については、六何の法則「5W1H」を参考にしましょう。
What:何の要件(営業アポイントや会議など)をリマインドするのか
Where:場所(訪問先や会議の場所、会食の場所など)はどこか
When:いつの要件なのか、いつまでに返信がほしいのか
Who:誰をアテンドするのか
Why:目的や主旨は何か
How:連絡など、どのようなリアクションを求めるのか
食事会の会費など、金額の確認が必要な場合は、「How much」を含めた「5W2H」にしましょう。
How much:会費などはいくらか

次に、リマインドメールを書く順番としては、挨拶文から書き始め、相手に思い出させたい約束や用事を書き、「何卒よろしくお願いします」といった締めの挨拶、自分の署名を書きましょう。

返信を必要とする際のテクニック

会議や会食などの出欠確認のため、返信を必要とするリマインドメールの場合、件名に「返信をお願いします」などの文言を入れたり、メール本文には「○○(期日)までに返信をお願いします」といった具体的な返信期限を明記したりしておくことが重要です。
また、件名やメール本文以外には、Ccに上長のメールアドレスを入れておくのも効果的です。

ビジネスシーンにおけるリマインドメールの例文

商談アポイントや会議のリマインドを社外の人に送る場合

平素は大変お世話になっております。

株式会社○○の△△でございます。
以前よりお知らせしていた商談(会議)の日時について、改めてご連絡させていただきます。

日時:▲月▲日▲▲時~(時間は24時間表記か、午前・午後を表記する)
場所:貴社において
目的:◎◎◎◎(商談や会議の内容を簡潔に)

私と弊社●●課の部長●●がお伺いさせていただきます。(訪問の場合、人数を伝えておくと親切)

何卒よろしくお願いいたします。

進行中のプロジェクトの進捗状況のリマインドを社外の人に送る場合

平素は大変お世話になっております。

株式会社○○の△△でございます。
ご依頼しておりますプロジェクト(依頼内容は詳細に)の納期が迫っておりますので、ご連絡いたします。

納期:▲月▲日▲▲時まで

メールで結構ですので、進捗状況の共有をお願いいたします。

ご多用の中で申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

資料等の提出期限のリマインドを社内の人に送る場合

お疲れ様です。
○○部の△△です。

お願いしております書類(書類名は詳細に)の提出期限が迫っておりますので、ご連絡いたします。

提出期限:▲月▲日▲▲時まで

書類の提出が遅くなりますと、◎◎◎(状況を説明)となりますので、期日厳守でお願いいたします。

ご多用の中恐れ入りますが、ご協力のほど、何卒よろしくお願いいたします。

会食のリマインドを社内の人に送る場合

お疲れ様です。
○○部の△△です。

先日ご案内しました○○部の食事会の開催日が近づいてまいりましたので、参加者の方々に改めてご連絡しております。

日時:▲月▲日▲▲時~
会場:◎◎(飲食店名と住所)
参加費:××××円

万が一、ご都合が悪くなって出席できなくなった場合は、お早めに小生までご連絡ください。

何卒よろしくお願い致します。

リマインドメールを使いこなし、「できるビジネスマン」を目指しましょう

あらゆるビジネスシーンにおいて、リマインドメールを使いこなしてこそ、「できるビジネスマン」と言えるでしょう。
ただ、リマインドメールによって、相手に不快な思いをさせてしまっては意味がありません。
今回紹介しましたリマインドメールのマナーや書き方に従って、相手に失礼にならないようスムーズなコミュニケーションを心がけましょう。

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